Agent(e) service à la clientèle

Description d’emploi

Agent(e) service à la clientèle

Profil du poste

Titre du poste : Agent(e) service à la clientèle

Département : Événementiel

Relève de : Chef(fe) de projet événementiel

Sommaire du poste

Le ou la titulaire du poste effectue diverses tâches de nature administrative, logistique ou opérationnelle afin de soutenir l'organisation pour les activités internes de l’entreprise. Il ou elle est responsable de l’accueil et de la logistique des clients de l’hébergement et collabore afin d’assurer d’offrir un service professionnel de grande qualité.

Principales responsabilités

-    Contribue activement à l’organisation du travail, à l’exécution des opérations de l’Auberge (hébergement);

-    Veille au support à la clientèle, à leur facturation et paiement;

-    Accueille les clients à la réception de l'Auberge;

-    Participe à l’organisation des événements internes;

-    Fait la visite des lieux avec les potentiels clients;

-    Répond aux questions des clients et les conseille sur les divers aspects de l'Auberge et de ses divisions;

-    Répond au téléphone ainsi qu'aux courriers électroniques reçus dans la boite courriels générale ou achemine les courriels à la personne responsable;

-    Prend les réservations des clients (hébergement);

-    Assure un suivi des plaintes relatives à l’hébergement;

-    S’assure que les chambres sont prêtes et nettoyées en temps opportun;

-    Gère le calendrier des réservations des chambres;

-    Collabore avec le ou la chef (fe) de projet pour la location de chambres lors d’événements;

-    Sujet à l’autorisation requise, commande les fournitures de bureau et en tient l'inventaire;

-    Prend en charge le courrier et le distribue aux personnes destinées;

-    Gère les arrivées et les départs des clients (hébergement), leur facturation et leur paiement;

-    Prend en charge l’organisation et l’exécution du déjeuner continental, incluant son approvisionnement;

-    Supporte le ou la chef (fe) de projet pour assurer le bon déroulement des événements;

-    Peut être appelé à représenter l’Abbaye d’Oka lors des événements; 

-    Exécute toutes autres tâches connexes.

Profil des compétences et qualifications requises

Formation/Expérience/Certification

-    Expérience dans un poste similaire (un atout);

-    Expérience en service à la clientèle.

Connaissances

-    Maîtrise du français et de l’anglais (autant à l’écrit qu’à l’oral);

-    Maîtrise la suite Office (Excel, Word et Outlook).

-    Maîtrise du logiciel Hotello et terminal de paiement (un atout)

Compétences et aptitudes requises

-    Faire preuve aptitudes relationnelles marquées;

-    Diplomatie, professionnalisme et bonne capacité de résolution de problème;

-    Approche axée sur le client;

-    Avoir le sens de l’initiative.

Conditions de travail

-    Environnement de travail de bureau et sur le site de L’Abbaye;

-    Peut être appelé à se déplacer pour des activités externes;

-    Poste permanent à temps plein;

-    Horaire de travail en semaine et fin de semaine (vendredi, samedi et dimanche).